Ogni azienda che gestisce trasferte o spese di rappresentanza deve affrontare la questione della tracciabilità dei pagamenti. Infatti, il pagamento in contanti può trasformare rimborsi apparentemente neutri in reddito soggetto a imposizione fiscale. Questa realtà, derivante dalle norme di tracciabilità, impatta direttamente su imprese, dipendenti e professionisti autonomi che curano i rimborsi quotidiani.
Nella circolare n. 15/E, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito aspetti rilevanti di questa normativa, offrendo spiegazioni dettagliate su come determinate spese vengono trattate dal punto di vista fiscale.
Rimborsi spese nel comune: regole di esenzione fiscale
Le spese di viaggio o di trasporto sostenute per trasferte all’interno del proprio comune non rientrano nel reddito imponibile, a patto che siano correttamente documentate. Questo offre un significativa sollievo fiscale per imprese e lavoratori che operano localmente, facilitando la gestione interna dei budget.
Deduzioni e rimborsi: l’importanza dei pagamenti tracciabili
Quando si parla di spese per vitto, alloggio e trasporto tramite servizi pubblici come taxi e NCC, la tracciabilità diventa essenziale. Questi costi sono deducibili e i relativi rimborsi esenti da tassazione sui redditi da lavoro dipendente, purché i pagamenti siano eseguiti in modo tracciabile. Questa regola mira a garantire una chiara auditabilità delle transazioni, promuovendo una gestione più trasparente e conforme alle normative vigenti.
Eccezioni alla disciplina della tracciabilità per l’anno precedente
Un aspetto importante riguarda i rimborsi per trasferte e missioni svolte prima del 2025. La normativa esclude dall’obbligo di tracciabilità i rimborsi erogati dal 1º gennaio 2025, purché le trasferte e le relative spese siano avvenute nel periodo d’imposta antecedente. Questa disposizione offre un margine di flessibilità per le spese già sostenute in anni fiscali precedenti.
Lavoratori autonomi e novità sui rimborsi
La circolare fornisce anche chiarimenti sul reddito per i professionisti autonomi. Dal 1° gennaio 2025, le spese di vitto, alloggio e trasporto pagate in contanti dai lavoratori autonomi diventeranno reddito imponibile; diversamente, se tali costi sono saldati mediante pagamenti tracciabili, restano deducibili. Inoltre, dal 18 giugno 2025, le spese sostenute direttamente dagli autonomi o per incarichi affidati ad altri liberi professionisti, e i relativi rimborsi, devono essere documentati tramite pagamenti tracciabili per garantirne la deducibilità.
Per quanto concerne le spese di rappresentanza, esse saranno deducibili entro il limite dell’1% dei compensi percepiti, sempre a condizione di utilizzare metodi di pagamento tracciabili. Ciò implica una pianificazione strategica delle spese di rappresentanza per ottimizzare i benefici fiscali.